회의록 자동 정리 AI 시스템 만들기(기록, 아이템, 워크플로우)

회의 후 회의록을 정리하느라 시간을 낭비하고 계신가요? 특히 화상회의 플랫폼이 다양한 팀 환경에서는 회의 로그를 수작업으로 정리하는 데만도 수십 분이 소요됩니다.

GPT, Whisper, Claude와 같은 최신 AI 도구를 활용하면 회의 내용을 자동으로 텍스트화하고, 중요 키워드와 액션 아이템 중심으로 요약하며 참석자별 발언 정리, 회의 요약문, 후속 조치 자동 추출 시스템을 구축할 수 있습니다. 

이 글에서는 실제 업무에서 사용할 수 있는 AI 기반 회의록 자동화 루틴을 단계별로 소개합니다.

1. 음성 인식부터 텍스트 변환까지: 회의 내용을 기록하는 기술

• Whisper (OpenAI)
  • 고정밀 음성 인식 모델
  • 줌/팀즈/구글밋 음성 추출 후 자동 텍스트화
  • 다국어 인식 가능, 사용자 맞춤 학습 필요 없음
• Otter.ai
  • 실시간 회의 자막 및 대화 기록 제공
  • 팀 회의에 최적화된 대시보드 제공
• Google Meet + Transcript Add-on
  • 회의 참여 중 실시간 텍스트 로그 기록
  • 구글 캘린더 및 드라이브와 연동 쉬움

회의 플랫폼별 음성 저장 방법

• 줌: 클라우드 녹화 설정 → mp4 또는 오디오(mp3) 파일 추출
• MS Teams: ‘회의 기록’ 기능 활성화 후 OneDrive 또는 SharePoint에서 추출
• Google Meet: 녹화 후 드라이브에서 파일 다운로드

2. GPT 기반 회의 요약: 핵심 내용과 액션 아이템 추출

회의 텍스트 → 요약 생성 프롬프트 예시

“다음 회의 기록을 ① 논의된 핵심 주제, ② 결론, ③ 후속 작업(Action Items)으로 요약해줘.”
“이 회의 내용을 팀 슬랙에 공유할 수 있도록 5문장 요약으로 정리해줘.”
“참석자별 주요 발언만 정리해줘.”

GPT 요약 결과 유형

• 회의 주제별 요약 (예: 마케팅 전략 회의)
• 참석자 의견 구분 요약
• TODO 리스트 자동화 (ex. “다음 회의까지 A가 자료 제출 예정”)

Claude의 장점

• 대용량 회의 텍스트 처리에 강함
• 발언 간 연결성 인식
• 문장 다듬기 및 요약된 흐름 자연화

고급 프롬프트 예시

• “이 회의에서 의사결정된 사항만 요약해줘.”
• “회의 핵심을 150자 요약으로 만들고 제목을 추천해줘.”
• “부서별 전달용 요약문을 각각 생성해줘.”

3. 자동화 시스템 구성: 실제 워크플로우 연결하기

회의록 자동화 흐름

1. 화상회의 진행 → 자동 녹음 or 수동 저장
2. 음성 파일을 Whisper로 텍스트 변환
3. GPT 또는 Claude로 요약/분석
4. Notion 또는 슬랙으로 자동 전송
5. 회의 태그, 참석자, 날짜 등 메타데이터 자동 저장

활용 툴 조합 예시

• Zapier + Google Drive + OpenAI
  → 회의 파일 저장되면 자동으로 Whisper → GPT 요약
• Notion API + GPT
  → 회의 페이지 자동 생성 + 요약 삽입 + 할 일 자동 생성
• Slack Bot + GPT
  → 회의 종료 후 요약 자동 전송 + 리마인더 세팅

보안 및 프라이버시

• 민감한 정보는 프롬프트에 “민감 정보는 제거해줘” 포함
• 요약본 저장 시 접근권한 설정 필수 (ex. 구글 드라이브 공유 제한)

결론: 회의는 기록보다 요약이 더 중요하다

회의 자체보다 중요한 것은 무엇을 논의했고, 무엇을 실행할 것인가입니다. GPT 기반 회의록 자동화 시스템을 사용하면 단순 정리에 머무르지 않고 실행 가능한 요약을 매번 빠르고 정확하게 받아볼 수 있습니다.

오늘부터 회의 끝나면 이렇게 요청해보세요: “이번 회의 요약과 후속 조치 정리해줘.” 그러면 AI가 당신의 시간을 80% 줄여줄 것입니다.